Mieteingänge kontrollieren, ohne Kontoauszüge durchzugehen
Mieteingangskontrolle heißt: Für jeden Mieter und jeden Monat steht fest, ob die Miete vollständig, teilweise oder gar nicht eingegangen ist. MietCheck Pro ordnet dazu jeden eingelesenen Bankeingang über eine feste Regelkette dem passenden Mieter zu — zuerst über die IBAN, dann über einen gelernten Absender, dann über Verwendungszweck und Namen. Was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, wird nicht verworfen, sondern als Klärfall mit sichtbarem Grund geführt. Welche Miete offen ist, zeigt eine Monatsübersicht je Mieter.
Was das konkret heißt
- Feste Reihenfolge der Zuordnung: IBAN des Absenders, dann ein gelernter Absendername, dann der Anteil des Mieternamens, der im Verwendungszweck und im Absender steckt, zuletzt ein ähnlicher Name. Jede Stufe liefert einen Trefferwert, und ein Betrag in Höhe der Sollmiete stützt ihn. Als eindeutig gilt ein Treffer über die IBAN, über einen gelernten Absender oder über einen Absender, der den vollständigen Mieternamen enthält — dann wird auch eine Teilzahlung zugebucht. Ist der Namenstreffer nicht ganz eindeutig, etwa weil der Name nur im Verwendungszweck steht, wird nur gebucht, wenn der Betrag zur Sollmiete passt — sonst wird die Zahlung zum Klärfall „Betrag passt nicht zur Miete“.
- Eine Regelkette, kein Ratespiel: Es gibt kein lernendes Modell im Hintergrund. Dieselbe Zahlung führt bei denselben Stammdaten immer zum selben Ergebnis.
- Kein unklarer Eingang verschwindet: Unklare Zahlungen landen als Klärfall auf dem internen Konto „Intern / Sonstiges“, mit einem Grund, den Sie in der App lesen.
- Das System merkt sich Absender: Ordnen Sie eine Zahlung einmal von Hand zu, wird der Absender beim nächsten Import erkannt — außer bei einem Sammelkonto, also einem Absender, der nachweislich für mehrere Mieter gezahlt hat.
- Drei getrennte Konten je Mieter: Miete, Nebenkosten und Kaution werden getrennt geführt, damit eine Kautionszahlung keinen Mietrückstand verdeckt.
- Monatsübersicht über wählbare Zeiträume: die letzten 6 oder 12 Monate, das laufende Jahr oder 24 Monate.
So funktioniert es
- Kontoauszug einlesen. Die Umsätze kommen als CSV-Export aus dem Online-Banking, über die optionale MoneyMoney-Übergabe auf einem Mac oder von Hand erfasst in die App (so funktioniert der CSV-Bankimport).
- Automatisch zuordnen. Jede Gutschrift läuft durch die Regelkette und wird einem Monat zugeordnet; über den Schnitt-Tag legen Sie fest, ab welchem Tag eine Zahlung schon dem Folgemonat gilt. Abbuchungen werden getrennt als Ausgaben erfasst und laufen außerhalb der Mieterkonten.
- Klärfälle zuordnen. Zu jedem Klärfall schlägt die App die fünf wahrscheinlichsten Mieter vor; zwei Tippbuchstaben im Suchfeld reichen für alle übrigen. Eine Misch-Überweisung teilen Sie im selben Zug auf.
- Offene Mieten sehen. Die Heatmap zeigt je Mieter und Monat, was gedeckt ist und was fehlt; das Dashboard nennt die überfälligen Mieter mit Betrag. Fälligkeitstag und Kulanzfrist stellen Sie selbst ein.
- Nachfassen. Für überfällige Mieten gibt es vier Mahnstufen — Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und „Inkasso“ (bereitet eine Übergabe nur vor) — standardmäßig ab 7, 14, 30 und 60 Tagen nach Fälligkeit, als E-Mail oder Brief-PDF.
Wenn es nicht klappt
Warum wird eine Zahlung nicht automatisch zugeordnet?
Weil die Regelkette keinen eindeutigen Treffer gefunden hat. Den Grund zeigt die App direkt am Klärfall an, zum Beispiel:
- „Kein Absender-Treffer“ — die Zahlung kam von einem fremden Konto, etwa von Angehörigen, oder der Name im Absender weicht vom Mieternamen ab.
- „Betrag passt nicht zur Miete“ — der Betrag entspricht weder der Sollmiete noch der Kaution, zum Beispiel bei einer Teilzahlung oder einer Sammelüberweisung für mehrere Einheiten.
- „Für diesen Monat ist bereits Miete gebucht“ — das muss keine Doppelzahlung sein; Vorauszahlungen sind ebenfalls normal.
- „Sieht nach Nebenkosten aus“ — der Verwendungszweck deutet auf eine Nebenkostenabrechnung hin, die Zahlung gehört dann nicht auf das Mietkonto.
Die Gründe sind als Vermutung formuliert. Entschieden wird bei Ihnen — und die Zahlung bleibt so lange sichtbar, bis sie zugeordnet ist.
Warum landet eine Zahlung im falschen Monat?
Meist wegen des Schnitt-Tags: Zahlungen ab diesem Tag des Monats gelten als Miete für den Folgemonat, damit Frühzahler nicht als Doppelzahler erscheinen. Ändern Sie den Schnitt-Tag nachträglich, bucht die App betroffene Monate erst nach einer Vorschau und Ihrer Bestätigung um — und die Umbuchung lässt sich zurücknehmen.
Warum zeigt das Dashboard einen anderen Betrag als das Mieterblatt?
Das ist gewollt. Das Dashboard zeigt den überfälligen Betrag innerhalb des Prüffensters, das Mieterblatt den vollen Kontostand des Mieters. Bei Mietern, die im Voraus zahlen, weichen die beiden Zahlen voneinander ab.
Warum ist der laufende Monat noch nicht rot?
Bis einschließlich Fälligkeitstag plus Kulanzfrist steht der laufende Monat auf „Ausstehend“ — vorher trifft die App bewusst keine Aussage über Säumigkeit.
Was die Funktion nicht kann
- Keine Abholung bei der Bank: Die App holt Umsätze nicht selbst bei der Bank ab. Kontrolliert wird, was per CSV-Export, MoneyMoney-Übergabe oder Handerfassung eingelesen wurde — ohne eingelesenen Kontoauszug keine neue Zuordnung.
- Kein lernendes Modell: Die Zuordnung ist eine Regelkette. Sie erkennt keine Zusammenhänge, die nicht in IBAN, Absender, Verwendungszweck, Namen oder Betrag stehen.
- Klärfälle entscheidet ein Mensch: Die App schlägt vor, ordnet einen Klärfall aber nicht selbst zu.
- Sammelkonten werden nicht gelernt: Zahlt ein Absender für mehrere Mieter, merkt sich die App ihn bewusst nicht fest. Seine Zahlungen ordnet die App dann über den Verwendungszweck zu: Steht der Mietername eindeutig darin und passt der Betrag, klappt das automatisch — sonst wird die Zahlung zum Klärfall.
- Zwei Kennzahlen, zwei Bedeutungen: Überfälliger Betrag im Dashboard und Kontostand im Mieterblatt sind nicht identisch und sollen es nicht sein.
- Mahnungen versenden Sie selbst: Briefmahnungen entstehen als PDF, verschickt wird von Hand. E-Mails an Mieter gehen erst raus, wenn Ihre eigene Konto-E-Mail bestätigt ist; die Inkasso-Stufe bereitet eine Übergabe nur vor.
Häufige Fragen
Erkennt MietCheck Pro Mietzahlungen automatisch?
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Ja. Jeder eingelesene Bankeingang durchläuft eine feste Regelkette: zuerst die IBAN, dann ein gelernter Absender, dann der Verwendungszweck und der Name. Ist ein Treffer über den Namen nicht ganz eindeutig, muss zusätzlich der Betrag zur Sollmiete passen. Passt eine Zahlung eindeutig, wird sie dem Mieter und dem Monat zugebucht; sonst wird sie als Klärfall mit sichtbarem Grund geführt.
Nutzt die Zuordnung künstliche Intelligenz?
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Nein. Die Zuordnung ist eine deterministische Regelkette ohne lernendes Modell: Dieselbe Zahlung führt bei denselben Stammdaten immer zum selben Ergebnis. „Lernen“ heißt hier nur, dass sich das System einen Absender merkt, nachdem Sie ihn einmal von Hand einem Mieter zugeordnet haben.
Was passiert mit einer Zahlung, die keinem Mieter zugeordnet werden kann?
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Sie wird nicht verworfen. Die Zahlung wird als Klärfall auf das interne Konto „Intern / Sonstiges“ gebucht und erscheint mit ihrem Grund im Bereich für offene Zuordnungen. Dort ordnen Sie sie mit wenigen Tipps dem richtigen Mieter zu.
Was passiert, wenn jemand anderes für den Mieter überweist?
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Dann gibt es keinen IBAN- oder Absender-Treffer. Steht der Mietername eindeutig im Verwendungszweck und passt der Betrag, wird die Zahlung trotzdem zugeordnet. Sonst wird sie zum Klärfall, je nach Lage mit dem Grund „Kein Absender-Treffer“ (der Name fehlt im Verwendungszweck) oder „Betrag passt nicht zur Miete“ (der Name steht dort, der Betrag weicht ab). Nach der ersten Zuordnung von Hand merkt sich das System diesen Absender. Ausnahme ist ein Sammelkonto: Hat ein Absender nachweislich für mehrere Mieter gezahlt, etwa ein Geldtransferdienst, lernt die App ihn nicht fest — seine Zahlungen werden weiter über den Verwendungszweck zugeordnet.
Wie sehe ich, welcher Mieter noch nicht gezahlt hat?
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In der Zahlungs-Heatmap: eine Zeile je Mieter, eine Spalte je Monat, mit den Zuständen Voll, Teil, Offen und Ausstehend. Der laufende Monat bleibt bis zum Fälligkeitstag plus Kulanzfrist „Ausstehend“. Zusätzlich zeigt das Dashboard, welche Mieter überfällig sind und mit welchem Betrag.
Kann eine Überweisung Miete und Kaution zugleich enthalten?
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Ja. Eine solche Misch-Überweisung lässt sich in einem Schritt aufteilen, zum Beispiel in Miete, Nebenkosten und Kaution oder auf mehrere Monate. Die Aufteilung lässt sich wieder rückgängig machen.